- Cuide da sua saúde. Sem ela, você não tem tempo para mais nada.
- Adquira um smartphone.
- Planeje as tarefas do seu dia logo no início dele ou na noite anterior. Leve, no máximo, 15 minutos nessa tarefa.
- Planeje sua rotina de acordo com seu ritmo biológico. Algumas tarefas você só vai conseguir cumprir em determinado horário do dia.
- Avalie suas prioridades.
- Avalie o tempo que você gasta para desenvolver cada tarefa rotineira. Isso servirá para o desempenho de tarefas futuras.
- Avalie os riscos, ou seja, prepare-se para os imprevistos.
- Tenha horários livres para imprevistos.
- Aprenda a utilizar um leitor de feeds RSS. Poupa tempo e mantém você informado.
- Centralize as informações que você usa constantemente. Pare para anotar quanto tempo você fica procurando alguma coisa pois não sabe onde ela está. Utilize a tecnologia a seu favor e mantenha suas coisas arrumadas.
- Em reuniões, conheça o assunto antes de seu início e esforce-se junto com todos para que o cronograma seja cumprido.
- Reuniões devem durar, no máximo, 1 hora.
- Reuniões com setores específicos da empresa é melhor do que com todos juntos.
- Estabeleça horários para ler seus e-mails. Mais uma vez, aprenda a usar a tecnologia a seu favor para organizar sua caixa de mensagens.
- Ao escrever um e-mail seja o mais direto possível. O campo assunto já deve dar uma ideia do que se refere a mensagem.
- Aproveite o trânsito (se você não estiver dirigindo) para ler alguma coisa, ou ler os seus e-mails e atualizar suas redes sociais.
- Quando puder, delegue tarefas.
- Aprenda a dizer não.
- Quando tiver que se concentrar, desligue-se de todas as redes sociais.
- Separe um tempo para sua atualização profissional.
- Não se distraia com ligações, se não puder atendê-las envie uma mensagem. Na maioria dos telefones você já consegue programar recados para chamadas que não podem ser atendidas.
- Distribua seu tempo mais ou menos assim durante o dia: tarefas importantes (70%), tarefas urgentes (25%), tarefas sem importância (5%).
Os vilões do tempo
Com o avanço da tecnologia e a falta de organização, seu precioso tempo pode se perder por aí. Confira como combaater esses verdadeiros vilões do tempo:Gasta-se, em média, 3 horas por dia com leitura e envio de e-mails. Se o seu alerta de novos e-mails fica ligado, pior ainda! A falta de foco para responder e escrever mensagens também é prejudicial, bem como a falta de um método para acessar a caixa de mensagens:
- Defina horários específicos do dia para ler seus e-mails
- Desabilite o aviso de recebimento de novas mensagens.
- Trate assuntos mais complexos pessoalmente ou por telefone para evitar um grande fluxo de mensagens.
- Seja objetivo ao escrever e-mails.
- Ao ler seus e-mails, dê um destino a eles, deixando na caixa de mensagens apenas o que ainda não foi executado.
- Personalize suas pastas e divida as mensagens nos assuntos correspondentes.
A navegação consome um tempo precioso, mas que você não percebe. Os hiperlinks fazem você se perder por diversos sites, sem conseguir voltar ao ponto de partida. As redes sociais, atualmente, são grandes vilãs do tempo diário de cada um de nós:
- Se sua empresa permite o acesso à internet, estabeleça sua própria política pessoal de acesso. Estipule horários para a navegação de “lazer”.
- Seja objetivo ao acessar sites. Saiba o que você está procurando.
- Modere o uso das redes sociais durante o expediente de trabalho.
Com a baixa dos preços das operadoras de telefonia celular, fica fácil fazer uma ligação para falar… nada:
- Se estiver ocupado, não atenda as ligações e separe um tempo para fazer as ligações que precisa e retornar as que recebeu.
- Mantenha o foco da conversa.
- Em reuniões deixe o telefone no modo vibratório ou silencioso.
Organize-se e aproveite melhor o seu tempo!
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